上海市绿化和市容管理局文件管理规定

文件是信息资源的重要组成部分,为了管理好机关的文件,确保信息的有效利用,节省行政管理费用,提高工作效率,特制定文件管理工作规定。

上海市绿化和市容管理局文件管理规定

一、内部文件管理

1、文件制定

文件制订要本着精简数量、提高质量的要求,根据工作需要进行制定。各部门认为要以局党组、局行政名义制定文件,须由分管局领导和部门负责人认可,由部门起草,并经OA系统进行流转、核签。

2、文件签发

部门拟定的以局党政名义发出的文稿,由党政办公室核稿、局领导签发后,党政办方可统一编号打印的文件须经拟稿人校对后,由文印室统一印发。上行文必须由局党政主要领导签发,平行文和下行文可由分管局领导签发。

3、文件修改

根据不断变化的形势,凡文件在执行过程中需要修改完善的,由相关领导及职能部门提出修改意见,原则上以新文件替代老文件,按上述文件签发程序办理,新文件启用,原有文件废止。

二、外部文件管理

1、上级下发的各类文件,包括政策、规章等,由党政办公室签收,统一登记后交党政办公室主任拟办,并根据拟办意见分别进行规定范围的传阅,传阅和办理完毕的文件即进入党政办公室分类进行归档程序;

2、平行机关和下属部门的来文,由党政办公室主任视不同情况进行登记,交局领导阅示后,送相关领导或职能部门传阅和办理;

3、各部门(条线)收到的上级对口部门的各类文件,由相关部门进行登记,办理完毕后由该部门保存。

三、文件执行程序

1、凡以局党政名义签发的文件,由相关领导及职能部门负责执行,并由党政办公室负责督办;

2、凡有局领导批办或签署意见的外部文件,由相关领导或职能部门负责办理,并由党政办公室负责督办。

四、文件归档要求

文件材料的立卷归档按文书档案管理要求执行。凡本局的发文全部入档,缺一不可,对于上级及下属单位的外部文件,应根据文件的重要程度和保存价值,确定是否移交归档。对于不需归档的文件,应按需要自行划定保管期限,并在保管期限内分类、编目妥善保存。

五、保管期限设定

1、法律、法规、政策、规章为长期保存。

2、上级领导讲话为两年。

3、上级对口文件的普发性文件为一年。

4、凡部门制发的文件、工作中形成的记录,重要的应按档案管理要求,每年初向档案室移交,一般的记录可根据实际情况保存一至两年,以便查考。

上海市绿化和市容管理局办公室

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